Web制作の提案依頼書（RFP）とは【制作会社からより良い提案を引き出そう】

提案依頼書(RFP)とは?Web制作で失敗しないための第一歩

Webサイトの制作やリニューアルを検討する際、複数の制作会社から見積もりを取って比較したいと考えるのは自然なことです。しかし、各社に同じように要望を伝えたつもりでも、出てくる提案や見積もりの内容がバラバラで、どこに依頼すれば良いか分からなくなってしまった。こうした経験はありませんか?

Web制作は、単に見た目がきれいなページを作ることではありません。ビジネスの課題を解決し、目的を達成するための手段です。制作会社に自社の想いや要望を正確に伝え、最適な提案を引き出すには、しっかりとした準備が欠かせません。

そこで役割を果たすのが、提案依頼書です。

RFPはRequest for Proposalの略で、Web制作会社などの発注先候補に対して、具体的な提案を依頼するための書類です。Webサイト制作の目的、要件、予算、スケジュールなどをまとめて記載します。

この記事では、Webサイト制作を成功に導くための提案依頼書について、そのメリットや作成前の準備、具体的な書き方まで解説します。RFPの作成は少し手間がかかる作業ですが、プロジェクトを成功させるための羅針盤となります。貴社に最適なパートナーを見つけるための一歩を踏み出してください。

提案依頼書を作成する4つのメリット

RFPを作成するには時間も労力もかかりますが、それに見合うだけのメリットがあります。

メリット1 依頼内容が整理され、社内での認識統一が図れる

RFPを作成する過程は、Webサイト制作の目的やゴール、必要な機能などを具体的に言語化していく作業です。

なぜWebサイトをリニューアルするのか?

デザインが古いからといった漠然とした理由だけでなく、スマートフォンユーザーの離脱率が高い、問い合わせ件数を現在の1.5倍にしたいなど、具体的な課題や目標を掘り下げていきます。

誰に、何を伝えたいのか?

ターゲットユーザーの人物像を明確にし、そのユーザーにどのような情報を提供し、どんな行動を促したいのかを考えます。

このプロセスを通じて、担当者間はもちろん、経営層や関連部署との間でもプロジェクトに対する認識を合わせることができます。社内の意思が統一されていると、その後のプロジェクト進行もスムーズになります。

メリット2 制作会社から質の高い提案を受けられる

詳細なRFPは、制作会社にとって質の高い提案を作成するための道しるべとなります。

依頼内容が曖昧だと、制作会社はおそらく、こういうことがしたいのだろうと推測で提案を作成せざるを得ません。見当違いの提案が出てきたり、各社が好き勝手な解釈で提案するため、内容に大きなばらつきが生まれたりします。

RFPによって自社の課題や要望が明確に伝われば、制作会社はその課題を解決するためには、こんな方法があります、ご要望を実現するためには、この技術が最適ですといった、より踏み込んだ具体的な提案を作成できます。RFPは制作会社の専門知識や経験を最大限に引き出すためのツールでもあります。

メリット3 各社の提案を公平な基準で比較・選定できる

複数の制作会社に声をかける相見積もりは、多くの企業が実践されています。しかし、依頼の条件が各社で異なっていては、公平な比較はできません。

RFPをすべての候補企業に提示することで、各社が同じ前提条件のもとで提案と見積もりを作成することになります。提案内容、技術力、プロジェクト体制、費用などを客観的な基準で比較検討することが可能になります。

A社は安いけど、提案内容が薄い。B社は高いけれど、課題解決のための具体的なアイデアが豊富だ。こうした比較を通じて、価格だけでなく、提案の質や自社との相性を見極め、最適なパートナーを選ぶための判断材料が揃います。

メリット4 プロジェクト開始後のトラブルを防止できる

Webサイト制作プロジェクトで起こりがちなのが、言った、言わないの認識のズレです。口頭での打ち合わせだけでは、後になってこんな機能も含まれていると思っていた、この作業は見積もりの範囲外だとは思わなかったといったトラブルが発生しかねません。

RFPは、プロジェクトの目的や要件を明文化した公式なドキュメントです。発注側と制作会社、双方の認識を合わせるための共通言語となり、プロジェクト開始後の手戻りや追加費用の発生といったリスクを低減させます。

質の高い提案を引き出す RFP作成前の4つの準備

RFPの作成に取り掛かる前に、まずは社内でプロジェクトの土台となる情報を整理し、関係者間ですり合わせておくことが求められます。ここでの準備が、RFPの質、ひいては制作会社から受け取る提案の質を大きく左右します。

1. Webサイトの目的と目標を明確にする

最初に、何のためにWebサイトを作るのか、リニューアルするのかという根本的な目的を明確にします。目的が曖昧なままでは、効果的なWebサイトは作れません。

目的の例

• 新規顧客からの問い合わせを増やしたい
• 企業のブランドイメージを向上させたい
• 製品やサービスの認知度を高めたい
• 採用活動を強化したい
• オンラインでの商品販売を始めたい

目的が定まったら、その達成度を測るための具体的な目標を設定します。数値で測れる目標を設定することで、プロジェクトの成功基準が明確になり、制作会社もゴールに向かって具体的な提案をしやすくなります。

目標の例

• KGI: Webサイト経由の月間問い合わせ件数を20件にする
• KPI:
  • 月間セッション数を10,000にする
  • 問い合わせフォームへの遷移率を5%にする
  • 特定のサービスページの閲覧数を月間500にする

2. ターゲットユーザー像を具体化する

次に、誰に情報を届けたいのかを具体的に定義します。年齢、性別、職業、興味関心、抱えている課題などを詳細に設定した架空の人物像であるペルソナを作成すると、よりターゲットが明確になります。

ペルソナを具体化することで、Webサイトのデザインの方向性や、掲載すべきコンテンツの内容、使いやすいナビゲーションの設計など、ユーザー視点に立ったサイト設計が可能になります。

3. 自社の現状と競合を分析する

自社のビジネス上の強みや弱み、そして競合他社がどのようなWebサイトを運営しているかを分析します。

現状分析の例

自社

事業の強み、弱み、ブランドイメージ

競合

競合サイトのデザイン、コンテンツ、機能、SEOの状況

顧客

ターゲットユーザーのニーズ、行動

競合サイトをいくつかリストアップし、デザインが良い、この機能が使いやすいといった点を挙げるだけでも、制作会社にイメージを伝えやすくなります。

4. 予算とスケジュールを決める

Webサイト制作にかけることができる大まかな予算と、いつまでに公開したいかという希望スケジュールを決定します。

予算が全くの未定だと、制作会社はどこまでの提案をすべきか判断に迷ってしまいます。〇〇円〜〇〇円程度といった幅を持たせた形でも構いませんので、目安となる金額を提示しましょう。

スケジュールについても、〇月頃に公開したいという希望を伝えることで、制作会社は実現可能なプロジェクトの進め方を提案してくれます。

これを盛り込めばOK 提案依頼書の構成と記載項目

事前準備が整ったら、いよいよRFPを作成します。決まったフォーマットはありませんが、一般的に盛り込むべき項目と、それぞれの書き方を解説します。テンプレートとしてご活用ください。

より良い提案を引き出す RFP作成時のポイントと注意点

RFPは、制作会社から質の高い提案を引き出すためのコミュニケーションツールです。作成する際に、少し意識するだけで提案の質が変わるポイントと注意点をご紹介します。

ポイント1 要件を固めすぎず、課題を共有する

RFPを作成する際、あれも欲しい、これも欲しいと機能要件を細かく詰め込みすぎてしまうことがあります。要件を伝えることは大切ですが、あまりにガチガチに固めてしまうと、制作会社はRFPに書かれた内容を実現するだけの作業者になってしまいます。

大切なのは、なぜその機能が必要なのかという背景にあるビジネス上の課題を共有することです。

悪い例

トップページに動画を入れたいとだけ記載する。

良い例

製品の利用イメージが文章だけでは伝わりにくいという課題がある。解決策として動画が有効だと考えているが、もっと良いアイデアがあれば提案してほしいと記載する。

このように課題を共有することで、制作会社はプロの視点からそれならば、動画ではなくインタラクティブなコンテンツはいかがでしょう?、動画を設置するなら、このような見せ方が効果的ですといった、より本質的な提案をしてくれる可能性が高まります。制作会社をパートナーとして、一緒に課題解決を目指す姿勢が大切です。

ポイント2 専門用語は無理に使わず、実現したいことを伝える

Web制作に関する知識が豊富な担当者の方ばかりではありません。CMSやAPI連携といった専門用語が分からなくても、全く問題ありません。

無理に専門用語を使おうとして本来の意図が誤って伝わるよりも、平易な言葉で何を実現したいのかを具体的に伝えることの方が大切です。

例

ブログ記事や実績を、専門知識がなくても社内の担当者が簡単に追加・更新できるようにしたい

自社の顧客管理システムとWebサイトの問い合わせデータを連携させて、業務を効率化したい

このように伝えれば、制作会社がそれを実現するための最適な技術的な方法を提案してくれます。

ポイント3 非現実的な予算やスケジュールは避ける

Webサイト制作には、それ相応の費用と時間が必要です。相場から大きくかけ離れた低予算や、極端な短納期を設定してしまうと、次のような事態を招きかねません。

• そもそも提案が集まらない
• 提案があっても、品質の低いものや、テンプレートを流用しただけのものになる
• プロジェクトが開始しても、無理な進行で品質が低下したり、トラブルが発生したりする

もし予算や納期に厳しい制約がある場合は、その理由を正直に伝えた上で、この予算内で最大限できることを提案してほしい、この日までに最低限この機能だけは公開したいなど、実現したいことの優先順位を明確にすることが求められます。

ポイント4 依頼先は3〜5社に絞り込む

多くの提案を比較したいという気持ちは分かりますが、依頼する会社の数が多すぎると、1社1社とのコミュニケーションが煩雑になり、担当者の負担が非常に大きくなります。各社の提案を深く読み込んで比較検討する時間も足りなくなってしまいます。

制作会社の実績や得意分野などを事前にリサーチし、自社のプロジェクトと相性が良さそうな会社を3〜5社程度に絞り込んでからRFPを送付するのが効率的です。

まとめ

提案依頼書は、単に制作会社から見積もりを取るための書類ではありません。RFPを作成するプロセスを通じて自社の課題や目的が明確になり、社内の意思統一が図れます。質の高いRFPは制作会社からの優れた提案を引き出し、最終的にプロジェクトの成功確率を大きく高めてくれます。

Webサイト制作という航海を成功させるための、信頼できる羅針盤。それがRFPなのです。

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RFPの作り方がいまいち分からない。自社の課題やWebサイトの目的を整理するところから手伝ってほしい。まずは何から始めたら良いか、プロの意見を聞きたい。

私たち合同会社ギャラクタスは、大阪を拠点に活動するWeb制作会社です。お客様のビジネスを深く理解し、課題解決に貢献するWebサイトを制作することを得意としています。

私たちは、単に言われたものを作るだけの制作会社ではありません。お客様のビジネスの成功というゴールを共有し、共に走り続けるパートナーでありたいと考えています。

RFP作成の前段階である課題のヒアリングや要件定義から、無料でご相談を承っております。Webサイト制作に関するお悩みなら、どんな些細なことでも、まずはお気軽にお問い合わせください。

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